Электронная подпись — ключ к современному документообороту

Электронная подпись — ключ к современному документообороту

Развитие современных технологий коснулось всех сфер жизни человека. Не обошло оно стороной и документооборота. Так, с появлением цифровых технологий, подписание бумаг можно осуществлять без использования бумажного носителя. Это можно сделать с помощью специальной электронной подписи.

Что такое электронная подпись

Электронная подпись или Электронная цифровая подпись (ЭЦП) не является предметом, который можно потрогать руками. Это реквизит для документооборота  через интернет. Он позволяет подтвердить принадлежность ЭЦП владельцу, а также зафиксировать данные, которое указаны в документах. Кроме того, электронная подпись даёт возможность защитить документы от возможной подделки в будущем.

Электронная цифровая подпись

Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 23.06.2016) «Об электронной подписи» Согласно ему, квалифицированная ЭЦП является полным аналогом подписи, поставленной собственноручно. Поэтому она обладает полной юридической силой.

Виды электронной подписи

Действующее законодательство чётко разделило электронную подпись на три вида:

  1. 1
    Квалифицированная. Обладает юридической силой в полной мере.
  2. 2
    Неквалифицированная. Она подтверждает законность документа, но только после того, как между сторонами были заключены дополнительные соглашения о применении и признании такого способа фиксации документов. Этот вариант позволяет подтвердить подлинность документа, а также контролирует то, что в будущем он не будет изменён.
  3. 3
    Простая. Этот вариант фиксации документов не придаёт им юридической силы до заключения дополнительных соглашений между сторонами. Она не даёт гарантии, что документ не будет изменён после его подписания. Такой вариант нельзя использовать в том случае, если документы связаны с сохранностью государственной тайны. Законность простой подписи, при обращении за получением государственных и муниципальных услуг в электронной форме, регулируется Постановлением Правительства РФ от 25.01.2013 N 33 (ред. от 20.11.2018) „Об использовании простой электронной подписи при оказании государственных и муниципальных услуг“ (вместе с «Правилами использования простой электронной подписи при оказании государственных и муниципальных услуг»).

 Преимущества электронной подписи

Электронная цифровая подпись

  • Сокращает время оформления различных следок и обмена документами между сторонами. Это находит применение в таких сферах, как представление форм отчетности через онлайн-бухгалтерию или участие в тендерных конкурсах.
  • Делает процедуру хранения, оформления, сдачи документов дешевле и проще.
  • Гарантирует юридическую достоверность зафиксированных документов.
  • Позволяет настроить и усовершенствовать корпоративный документооборот.

Электронная подпись для физических лиц

Для чего нужно

С помощью электронной цифровой подписи физическое лицо получает возможность удалённо совершать ряд действий.

  1. 1
    Пользоваться преимуществами портала Госуслуг. На портале можно заполнять анкеты, оплачивать штрафы ГИБДД и  получать достаточно широкий спектр услуг гражданского-правового характера через интернет.
  2. 2
    Заполнить налоговую отчётность, после чего удалённо сдать её в соответствующий орган. Провести онлайн-сверку по налоговым отчислениям.
  3. 3
    Встать в очередь на получение места в детском саду.
  4. 4
    Выслать необходимые документы для поступления в учебное заведение.
  5. 5
    Подписать договор о найме, осуществлять трудовую деятельность в качестве удалённого сотрудника, фрилансера.

Для физического лица существует два способа получить простой вариант электронной подписи. Сделать это можно на портале Госуслуг или на официальном сайте Федеральной налоговой службы. Во втором случае потребуется лично посетить налоговый орган для того, чтобы подтвердить свою личность.

Алгоритм получения Электронной подписи
  1. 1
    Зарегистрироваться на официальном сайте удостоверяющего центра, после чего перейти в «Личный кабинет».
  2. 2
    Здесь необходимо указать свои данные: ФИО, адрес электронной почты, номер мобильного телефона и другие.
  3. 3
    После внесения всех данных нужно подтвердить регистрацию.
  4. 4
    В соответствующем разделе найти меню создания электронной подписи и внести требуемую информацию: СНИЛС, данные паспорта и прочее.
  5. 5
    После процедуры проверки внесённых данных необходимо дождаться, когда будет сгенерирована ЭП.

В обоих случаях процедура получения простой электронно-цифровой подписи абсолютно бесплатна.

Электронная подпись для юридических лиц

Электронная цифровая подпись

 Для чего нужно

Использование электронной подписи позволяет юридическому лицу:

  • Быстро передавать отчётность и получать информацию из контролирующих органов. Это могут быть ФНС, ПФР, ФСС и другие.
  • Удалённо пользоваться услугами официальных государственных порталов.
  • Совершать платежи в финансовые организации без их личного посещения.
  • Участвовать в государственных закупках, электронных торгах.
  • Перевести документооборот в онлайн режим.
  • Руководить подразделениями компании через Интернет.
Как оформить ЭЦП
  1. 1
    Выбрать подходящий вид фиксации документов.
  2. 2
    Уточнить в контролирующем органе статус выбранного центра. Она должен быть аккредитован Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации (Минкомсвязь России).
  3. 3
    Оформить заявку и передать полный пакет документов.
  4. 4
    Следующий шаг — оплата госпошлины.
  5. 5
    После выполнения всех шагов, юридическому лицу выдаётся электронная подпись.

Стоит обратить внимание, что для юридических лиц установлен срок использования ЭЦП. Обычно он составляет от одного года до двух лет. После истечения срока годности, потребуется вновь посетить аккредитованный центр выдачи ЭЦП и перевыпустить ЭЦП.

Электронная подпись для индивидуальных предпринимателей

Электронная цифровая подпись

Для индивидуальных предпринимателей существует возможность оформить как неквалифицированную, так и квалифицированную ЭЦП.

  1. 1
    Простая ЭЦП подойдёт ИП, которые ведут внутренний документооборот и обмениваются данными с другими предпринимателями или юридическими лицами, заключив с ними дополнительное соглашение. Получить её можно через портал Госуслуг или на официальном сайте ФНС.
  2. 2
    Квалифицированный вариант необходим для предпринимателей, которые участвуют в госзакупках, тендерах, электронных торгах. Такую ЭЦП следует получать только в специализированных центрах, имеющих аккредитацию Минкомсвязи  России.

Полученный ключ и сертификат будут записаны на USB-носитель, имеющий программу защиты цифровой подписи, Цифровая подпись для ИП имеет срок годности, который равен одному году. После окончания действия ЭЦП, предприниматель должен обратиться в аккредитованный центр, где ему выдадут новую ЭЦП.

Вывод

Получить электронную подпись не составляет большого труда. Потратив минимум времени, можно не только обезопасить проведение сделок, но и усовершенствовать систему документооборота, получить доступ к электронным торгам и в итоге увеличить выручку компании.

Похожие статьи

Вам может пригодиться